PMS-System in der Kurzzeitvermietung – Kommandozentrale für rentable Vermietungen

Warum ist dieses Thema wichtig?

Das Akronym PMS sollte jedem, der mit der Vermietung von Immobilien zu tun hat, bekannt sein.Wenn Sie hier angekommen sind, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie alles tun, damit Ihr Vermietungsgeschäft reibungslos läuft und floriert.

Sie wissen sehr gut, dass die kurzfristige Vermietung heutzutage nicht nur ein Nebenverdienst ist, sondern oft ein Geschäft, von dessen Ergebnissen Ihr Lebensstandard abhängt. Und die Gäste? Das „Sein oder Nichtsein“ Ihres Unternehmens hängt von ihrer Zufriedenheit und ihren Zahlen ab. Heutzutage haben sie hohe und wachsende Erwartungen: schnelle Reaktion, klare Kommunikation, Self-Check-in, Sauberkeit und Professionalität. Sie hingegen, als Eigentümer oder Verwalter einer Immobilie, müssen sich um alles kümmern – Buchungskalender, Verkaufskanäle, Nachrichten an die Gäste, Reinigung, Abrechnung. Und hier kommt das PMS-System ins Spiel, über das Sie gleich mehr erfahren werden. Ein PMS ist kein Luxus, sondern ein Arbeitsinstrument und die Grundlage für die Professionalisierung Ihres Kurzzeitvermietungsgeschäfts.

Fangen wir am Anfang an: Was ist ein PMS-System?

Ein PMS, das für Property Management System steht, ist eine Software, die für die umfassende Verwaltung eines Beherbergungsbetriebs entwickelt wurde. Bei der Kurzzeitvermietung kann es sich dabei um eine Wohnung, ein Ferienhaus oder sogar um einige Zimmer in einem Stadthaus handeln. Das PMS ist die zentrale Einheit, die alle Informationen über Buchungen, Gäste, Zahlungen und Service-Management sammelt und verwaltet. Es ist eine Art strategisches „Alleskönner“-Tool.

Mit dem Verwaltungssystem müssen Sie sich nicht mehr separat bei Airbnb, Booking.com oder anderen Portalen anmelden, auf denen Sie Ihr Mietangebot veröffentlichen. Sie haben alles an einem Ort. Das System aktualisiert automatisch die Kalender, eliminiert das Risiko von Doppelbuchungen und ermöglicht es Ihnen, sich auf den Kundenservice zu konzentrieren, anstatt Daten manuell abzuschreiben. Es ist die Automatisierung von Prozessen, die ein gutes PMS dazu bringt, Chaos in Ordnung zu verwandeln und arbeitsintensive Dienstleistungen in ein profitables, skalierbares Geschäft. Und das Wichtigste: Es gibt ein System für jede Größe von Vermietungsunternehmen – von ein paar Zimmern bis hin zu großen Unterkunftskomplexen.

Wie funktioniert das PMS in der Praxis?

Wir haben bereits kurz über die Theorie gelesen, und nun ist es an der Zeit, ein solches Managementsystem in der Praxis vorzustellen. Nehmen wir an, Sie haben drei Wohnungen zur Kurzzeitvermietung in Poznań. Jeden Tag gehen Buchungen von drei Plattformen ein: Airbnb, Booking und Ihre eigene Website. Ohne PMS ist jede Buchung eine separate Nachricht, eine separate Bestätigung, eine Kalenderaktualisierung, eine Zahlungsprüfung, ein Kontakt mit der Reinigungskraft. Dazu kommen noch Preisänderungen, Saisonabhängigkeit und Unvorhergesehenes sowie Fragen von Gästen. Langsam wird es nervenaufreibend, nicht wahr?

Mit PMS läuft alles automatisch ab. Eine neue Buchung? KEIN PROBLEM! Das System aktualisiert selbstständig den Kalender auf allen Plattformen gleichzeitig, schickt dem Gast eine E-Mail mit der Bestätigung und dem Code für das Schloss. Vor der Ankunft erhält der Gast Nachrichten, die ihm helfen, sein Ziel zu erreichen, und kurz nach der Abreise wird er um eine Rückmeldung gebeten. In der Zwischenzeit können Sie die weitere Entwicklung planen, anstatt Brände zu löschen und sich bei den Gästen für Doppelbuchungen zu entschuldigen. Das spart wirklich Zeit und Nerven.

Ein gutes PMS sollte bestimmte Funktionen haben, die Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit echte Vorteile bringen. Hier sind die Funktionen, auf die Sie besonders achten sollten:

• Synchronisierung von OTA-Kanälen (z. B. Airbnb, Booking.com, Expedia) über einen integrierten Channel Manager,
• E-Mails und SMS an Gäste: vor der Ankunft, nach der Abreise, mit allen Informationen, die den Gästen helfen, Ihr Angebot zu nutzen,
• Online-Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung,
• Personalverwaltung (Reinigung, Service),
• Kalender- und Preismodul mit Funktionen zur Verwaltung von Saison- und Sondertarifen,
• Statistiken und Berichte, die für die Bewertung der Optimierung Ihres Betriebs unerlässlich sind,
• Mobile App, mit der Sie Ihr Mietverhältnis von überall aus verwalten können.

Dies sind keine Extras. Das sind Funktionen, die zum Standard gehören sollten, wenn Sie eine Kurzzeitvermietung auf professionellem Niveau betreiben wollen.

Wie wählen Sie das beste PMS für die Kurzzeitvermietung?

Es gibt viele PMS-Systeme auf dem Markt, aber nicht jedes ist für die Kurzzeitvermietung geeignet. Was für Sie als Gastgeber wichtig ist, sind Einfachheit, intuitive Bedienung, Flexibilität und spezielle Funktionen, die einen echten Unterschied in der Effizienz der Verwaltung ausmachen.

Auswahlkriterien:

• Unterstützung für die gängigsten Buchungskanäle,
• Intuitive Schnittstelle, so dass die Implementierung maximal ein paar Tage dauert,
• Zugang zu technischer Unterstützung und Dokumentation,
• Mobile Lösungen für die Fernverwaltung – eine App immer zur Hand,
• Transparentes Gebührenmodell,
• Zusätzliche Arbeitsplätze ohne Aufpreis.

Bei den Angeboten auf dem Markt ist auf jeden Fall unsere App BedBooking zu erwähnen, die bei Wohnungs- und Pensionsbesitzern in Polen sehr beliebt ist. Die Online-Buchungsanwendung von BedBooking bietet ein umfassendes Buchungsmanagement, eine Synchronisation mit OTA-Kanälen und eine mobile App und ist damit ideal für die lokalen Gegebenheiten und erfüllt die oben genannten Auswahlkriterien.

Können Sie sich ein PMS leisten? Wie viel kostet es und ist es das überhaupt wert?

Die Preise für PMS variieren und hängen von der Anzahl der Standorte, den Funktionen und dem Abrechnungsmodell ab. Die gängigsten Formen sind:

• Monatliches oder jährliches Abonnement – BedBooking
• Prozentuale Gebühr auf den Wert der Buchung,
• Hybridmodell (festes Abonnement + Provision)

Ist es das wert? Auf jeden Fall. Nehmen wir an, Sie haben vier Wohnungen mit durchschnittlich 200 Buchungen pro Jahr. Ohne ein PMS würden Sie einige Stunden pro Woche damit verbringen, Gäste zu betreuen, Buchungen zu überprüfen und zu kommunizieren. Wenn Sie dies in Personalzeit umrechnen (sagen wir 40 Stunden pro Monat), werden Sie schnell feststellen, dass sich die PMS-Gebühr schon nach dem ersten Monat mehr als bezahlt macht.

Wie kann man PMS Schritt für Schritt effizient einführen?

Die Einführung eines PMS-Systems muss nicht kompliziert sein. Hier ist ein universelles Szenario:

1. Wählen Sie das System, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht,
2. Registrieren Sie ein Konto und konfigurieren Sie die Basisdaten: Einrichtungen, Zimmer, Preise, Saisonalität,
3. Verknüpfen Sie Ihr Konto mit OTA-Kanälen (z. B. Booking, Airbnb) über den Kanalmanager,
4. Konfigurieren Sie Nachrichten an Gäste,
5. Testen Sie den Buchungs- undKommunikationsprozess,
6. Schulung des Personals (Reinigungskräfte, Kollegen),
7. Betrieb des Systems und Überwachung in den ersten Wochen.

Im Fall von BedBooking können viele dieser Schritte von der mobilen App aus durchgeführt werden, was den Implementierungsprozess erheblich beschleunigt.

PMS und Geschäftsentwicklung – wie geht es weiter?

Sobald Sie das PMS beherrschen, eröffnen sich Ihnen neue Möglichkeiten. Das klingt vielleicht zu sehr nach Marketing, ist es aber tatsächlich. Sie können Ihr Geschäft ausbauen, indem Sie mehr Wohnungen hinzufügen, ohne dass die Arbeit proportional zunimmt. Sie haben auch die Kontrolle über Ihre Preisstrategie.

Mit automatisiertem Betrieb und besserer Planung können Sie sich selbst um Ihr Branding, Ihre Werbung, Ihr Marketing oder den Kontakt zu den Gästen kümmern, wenn dies dem Profil Ihres Unternehmens entspricht. Moderne Systeme wie BedBooking bieten auch die Möglichkeit, Ihre eigene Buchungsseite zu erstellen, unabhängig von der OTA-Provision. Dies ist der Weg zu größeren Gewinnen und zum Aufbau von Unabhängigkeit.

Ein wichtiger Punkt ist, dass PMS Ihnen die Analyse von Daten ermöglicht. Statistiken über die Belegung, die Saisonalität, den Durchschnittspreis pro Nacht oder die Aufenthaltsdauer ermöglichen es Ihnen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Anhand der Werte aus den Berichten können Sie maßgeschneiderte Maßnahmen ergreifen. Langfristig können Sie diese Informationen nutzen, um neue Märkte zu erschließen, Investitionen zu planen oder Ihr Betriebsmodell zu ändern (z. B. Wechsel vom Gastgeber zum Betreiber).

Warum entscheiden sich polnische Unternehmer für das PMS von BedBooking?

Auf dem polnischen Markt für Online-Buchungen von Kurzzeitvermietungen gewinnt BedBooking immer mehr an Beliebtheit und Vertrauen bei den Eigentümern von Wohnungen, Ferienhäusern und Pensionen. Und warum? In erster Linie, weil es sich um eine App handelt, die mit Blick auf die tatsächlichen Bedürfnisse von Vermietungsmanagern entwickelt wurde – sowohl für einzelne Objekte als auch für größere Hotels. Erstens ist die Oberfläche von BedBooking vollständig in polnischer Sprache verfügbar, was die Implementierung und die tägliche Arbeit erheblich erleichtert. Wichtig ist auch, dass das Buchungssystem BedBooking über eine vollständige Integration mit den wichtigsten OTA-Plattformen (Airbnb, Booking.com, Google Hotel), eine Kommunikation mit den Gästen, eine Kalendersynchronisation und ein saisonal angepasstes Preismanagement verfügt, was alles auch über eine übersichtliche mobile App verfügbar ist.

Für viele Eigentümer ist auch die Möglichkeit, eine eigene provisionsfreie Buchungsseite einzurichten, von zentraler Bedeutung, da sie so ihre Marke unabhängig von Vermittlern aufbauen können. In Kombination mit der Möglichkeit der Rechnungsstellung, des Reinigungsmanagements und des Zugriffs auf Analysen und Statistiken ist BedBooking eine Wahl, die Funktionalität, lokalen Support und ein vernünftiges Preismodell miteinander verbindet. Aus diesem Grund verlassen sich so viele Eigentümer von Kurzzeitvermietungen in Polen auf dieses PMS – weil es ihnen das Leben wirklich erleichtert und die Rentabilität erhöht.

Wenn es Ihnen mit der Kurzzeitvermietung ernst ist, ist das PMS-System kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Es ermöglicht Ihnen, die Kontrolle über Ihre täglichen Abläufe zurückzugewinnen, die Qualität Ihres Gästeservices zu verbessern und vor allem ohne übermäßigen Stress zu florieren.

Dank Apps wie BedBooking haben Sie Zugang zu professionellen Tools, die noch vor einigen Jahren nur Hotels vorbehalten waren. Jetzt können Sie Ihre Vermietung von Ihrem Telefon aus betreiben, vom Strand oder von den Bergen aus – und das mit Gewinn. Wählen Sie mit Bedacht, testen Sie und sehen Sie, wie PMS die Art und Weise, wie Sie Ihr Geschäft betreiben, verändert.